La visite finie, vous pouvez déjà apprécier les bienfaits occasionnés par ce temps : à la fois du « pain sur la planche » et des équipes prêtes pour l’amélioration.
Une belle page managériale s’ouvre !
LES DELAIS :
Le cabinet dispose d’un mois pour vous adresser, via SYNAE, le pré-rapport.
À réception vous disposez à votre tour d’un mois pour formuler vos observations.
Vous devez adresser votre rapport définitif à votre autorité de tutelle, avant la date indiquée dans l’arrêté de programmation.
LES OBSERVATIONS
Les observations se sont des corrections ou informations pour lesquelles vous estimez que l’équipe d’évaluation ne porte pas, dans les commentaires et/ou cotations, une appréciation correcte.
Cette phase ne correspond pas à une phase contradictoire, l’équipe d’évaluation peut maintenir sa position, sans aller dans le sens de vos observations.
Cette phase ne sert pas à communiquer avec votre autorité de tutelle. Vos observations ne servent pas à justifier des fonctionnements au regard des moyens octroyés, par exemple.
Cette phase n’est pas, pour la gouvernance, un temps de « correction » de la perception de la personne ou de la compréhension des professionnels.
A réception de vos observations, le cabinet procédera aux arbitrages et vous délivrera, toujours via SYNAE, le rapport définitif.
LE RAPPORT DÉFINITIF
Le document que vous téléchargez, sur SYNAE, est dense et est organisé en 4 parties :
une synthèse des cotations qui comprend cotations et éléments de preuve,
une partie commentaires par chapitre qui reprend les axes de progrès,
une partie sur les critères impératifs
une conclusion globale, nommée « appréciation générale ».
Les axes de progrès correspondent à des cotations 1 et 2 pour les critères standards et 1,2 et 3 pour les critères impératifs. Ils sont facilement identifiables. Bien que les évaluateurs aient identifié des axes de progrès, leur rôle n’est pas de vous conseiller sur les actions à mettre en œuvre mais de vous permettre d’identifier « la ou les marches » à franchir, au regard des RBPP notamment, pour que vous construisiez un plan d’actions opérationnel.
Ce plan d’actions, en lien avec les critères standards, ne doit pas, mais peut, être adressé à votre autorité de tutelle avec le rapport définitif. Il fera l’objet d’une analyse dans votre rapport d’activités annuel. Toutefois le plan d’actions relatif aux critères impératifs, le cas échéant, lui doit accompagner le rapport définitif.
TUTO pour PLAN D’ACTIONS porteur de sens 👌
· Identifier clairement le lien avec les améliorations à apporter et les objectifs stratégiques de la structure
· Co-construire, avec un COPIL, ou l’équipe encore mieux, le plan d’actions
· Pour un plan d’actions efficient : des objectifs SMART, des pilotes et des copilotes, des critères et des indicateurs d’évaluation pertinents et exhaustifs et surtout un comité de suivi avec planning arrêté
L’enjeu est de maintenir la dynamique d’amélioration qu’a fait naître la visite d’évaluation. Vous pouvez souhaiter prendre votre temps pour souffler mais vous prenez le risque d’avoir du mal à remobiliser les différentes parties prenantes.
Pour que ces informations circulent, je vous invite à partager massivement. Pour les recevoir en avant-première activez la petite cloche
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- 📲 07.66.52.87.16
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