Vous avez l’impression d’être submergé.e, débordé.e entre toutes vos missions, RDV, réunions, coordination, …vous avez besoin d’aide pour mieux vous organiser, pour diminuer votre charge mentale.
Vous voulez que ça change mais vous ne savez pas par où commencer ! Je vous propose d’explorer quelques étapes :
1. S’organiser ça prend du temps ! On accepte d’en perdre pour en gagner
Je sais ça ne va pas de soi mais il est important d’en prendre conscience.
Chacun sa stratégie : certains attendront le bon moment (la nouvelle année, la rentrée, le moment calme – il en existe ?, …), d’autres le décideront un matin et ce sera MAINTENANT !
Quoiqu’il en soi, organiser votre journée signifie faire le point de ce que vous avez à faire, du temps dont vous disposez, de trier ce qui est urgent, important, pour déléguer, de vous fixer des objectifs, de créer vos règles, de planifier du temps pour les imprévus, vos temps de transport,… Ce temps nécessaire au départ est de l’investissement !
2. S’organiser avec des outils magiques
Il existe une multitude d’outils à votre disposition.
J’en ai sélectionné quelques uns pour vous :
Un agenda (papier, électronique, chacun son truc) mais c’est l’outil indispensable. Vous pouvez lui préférer l’éphéméride, pas de problème, ça marche aussi
L’heure - horloge, montre, téléphone,…ce que vous voulez du moment que ça vous indique l’heure
De quoi poser ses idées – bloc notes (papier, numérique), cahier, liste des tâches
Pour vous aider à déléguer : identifier ce qui est urgent et important – La matrice EISENHOWER
Pour améliorer votre concentration et donc votre efficacité, la méthode POMODORO (équipez-vous d’un minuteur)
La méthode SMART pour vous fixer des objectifs
Des outils de suivi de projets (selon vos besoins), diagramme de GANTT ….
Ces outils seront de véritables alliés, à condition que vous fixiez avec le plus d’exactitude le temps qu’il vous faut pour réaliser telle ou telle tâche.
N’oubliez pas de prévoir 70% de votre temps pour gérer les imprévus et tout ce que vous aviez oublié. Ce taux évoluera pour n’être que 30% lorsque vous serez rôdé.e
3. Bien se connaître permet de changer pour longtemps
Le changement, c’est maintenant et c’est aussi pour longtemps.
Le sentiment d’être débordé.e, submergé.e peut être causé par de multiples facteurs.
Des facteurs intrinsèques :
notre rythme chronobiologique du matin, du soir,
nos préférences au travail , nos talents, nos zones d’excellence
notre niveau de stress, de responsabilités,…
notre développement personnel et professionnel
notre hygiène de vie …
Des facteurs environnementaux :
ambiance de travail, bruit, violence, …
management
climat social
équipements adaptés
isolement, travail d’équipe …
Selon vos motivations et vos besoins, le changement peut mettre du temps à s’installer et vous pouvez vous sentir découragé.e car votre charge mentale reste très importante.
Identifier ces différents facteurs va vous inviter à prendre du recul et changer de regard sur la situation. Sans régler le problème, cela va rendre le changement plus aisé et donc durable.
4. Gérer son temps, sa charge mentale, ce n’est pas qu’un défi individuel
Vous êtes sur le chemin de votre changement c’est très courageux de vous y être engagé.e.
Vous pouvez aussi inviter votre entourage à vous y rejoindre.
- Dans l’équipe, mieux se connaître les uns les autres permet de déléguer aux personnes les plus efficaces, en fonction des missions.
- Demander la réalisation d’une tâche nécessite une communication ciblée :
o Si vous demandez, préciser les échéances, soyez concis, précis sur vos attendus
o Si on vous demande, poser des questions, vérifier votre compréhension, assurer vous de l’échéance, …
o Communiquer sur vos priorités, celles de l’équipe, permet à chacun d’être autonome dans son organisation
Il s’agit de quelques clés, vous pouvez aussi solliciter un entretien avec COCC’L – Coaching & Formation pour faire le point.
Après un diagnostic personnalisé, avec REVEL’EQUILIBRE, qui prend en compte tant votre hygiène de vie, que votre environnement d’exercice, que vos perceptions sur différents champs de votre pratique, vous serez guidé.e pour identifier vos axes de progrès et vous pourrez choisir le parcours qui vous convient (voir « Accompagnement ciblé » dans nos services).